Veja como preparar as finanças do seu condomínio para o novo ano
O primeiro mês do ano já está quase acabando, mas algo que não para de pipocar na cabeça dos síndicos é: como saber se a minha previsão orçamentária está bem feita? Por onde começar?
A previsão orçamentária é um dos principais instrumentos para uma gestão eficaz. É uma bússola a ser seguida o ano inteiro. Deve ser elaborada com cuidado, uma vez que essa projeção gera uma expectativa na massa condominial de que esses valores serão suficientes para passar o ano.
E esse “passar o ano” engloba muitos itens como: salários dos funcionários, sejam orgânicos ou terceirizados, as contas mensais, manutenções, ajustes de salários, possíveis emergências, etc.
“A previsão orçamentária é algo extremamente complexo. Não adianta só querer aplicar um reajuste, como a inflação, e achar que vai ser o suficiente para tudo que o condomínio pode precisar durante o ano”, aponta o advogado especializado em condomínios Márcio Spimpolo.
COMO MONTAR UMA BOA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA?
Para Nilton Savieto, síndico profissional, é fundamental olhar para o passado e para o ano que se inicia, para começar a montagem da previsão orçamentária.
“Se o condomínio acabou de atualizar o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), geralmente no próximo ano haverá menos custos envolvendo diversos itens de manutenção”, analisa ele.
Para ele, o ideal é fazer um grande estudo de todos os gastos do condomínio no último ano, não apenas para ver onde o dinheiro foi gasto, mas também para entender quais as necessidades que poderão vir à tona no período que se inicia.
Para isso, um bom caminho é saber dividir para onde vai o dinheiro do condomínio. Confira!
GASTOS BÁSICOS:
- Custos com pessoal: além de analisar o quanto foi gasto esse ano, deve-se verificar a inflação, o dissídio da categoria, e os benefícios envolvidos, como vale-transporte ou de refeição e plano de saúde.
Caso os funcionários sejam orgânicos, esse é o momento de perguntar: o número de funcionários está ok, ou há excesso de pagamento de horas extras? Tem quem faça a cobertura de férias? Algum colaborador de licença? Todas essas informações são importantes para que se saiba se é necessário contratar mais alguém, ou se há funcionários “a mais”.
Além do número de funcionários, é importante saber qual o mês em que ocorre o dissídio da categoria na sua região. Em São Paulo, por exemplo, isso acontece em novembro. Então, até esse mês, a previsão não precisa contemplar esse reajuste.
- Férias e 13 salário: devem ser contados separados do gasto mensal. É uma forma de evitar que esse dinheiro “sobre” na conta e seja gasto ao longo. O ideal é, inclusive, colocar esse valor em uma conta separada, se isso for possível.
Aqui é importante saber também se os colaboradores vão tirar os 30 dias seguidos ou se vão dividir os dias de férias, de forma a organizar melhor a escala.
- Concessionárias: gastos com água e luz podem sofrer alterações diversas no seu custo, como vimos que aconteceu nos últimos anos, com a tarifa de energia. A dica é seguir as notícias da mídia.
Para evitar flutuações na cota condominial, uma boa alternativa é cobrar à parte esses valores, de acordo com o que for consumido mensalmente nas áreas comuns.
- Contratos de manutenção: a grande maioria dos contratos já conta com os índices de correção a serem usados no final da vigência do mesmo.
Um dos contratos de maior valor do condomínio é o de manutenção dos elevadores. Analisando o último ano, é importante saber se o mesmo está adequado.
Há dois tipos de contratos para elevadores – de manutenção, que inclui as peças a serem trocadas – e o de conservação, sem as peças. Se essa for a opção do seu condomínio, discuta com a empresa uma projeção de quanto deverá ser gasto com as peças no período de forma a já incluir esse gasto na previsão. Com esse valor em mãos, também fica mais simples de comparar se o que vale mais a pena é um contrato de conservação ou manutenção. Fique de olho!
Além desses gastos, outro ponto que deve ser levado em conta ao se fazer a previsão orçamentária são as prioridades do condomínio para o novo ano.
O paisagismo será alterado? O CFTV precisa de modernização? A fachada será pintada? Antes de apresentar a previsão orçamentária é importante ter os valores básicos dessas melhorias.
“É importante saber quais as necessidades do condomínio para que isso seja levado em consideração, afinal ninguém gosta de taxa extra”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
QUANDO APLICAR O ÍNDICE DE REAJUSTE
A maioria dos contratos, seja de manutenção ou de mão-de-obra, usa o IGPM para o reajuste anual. Para que a projeção da previsão orçamentária seja a correta, deve-se levar em consideração o mês de vencimento dos contratos.
INADIMPLÊNCIA
Outro ponto a ser considerado para uma boa previsão orçamentária é o nível de inadimplência.
“Se hoje há, por exemplo, 5% de inadimplência no condomínio, é importante que isso seja levado em conta”, aponta Márcio Spimpolo.
E, para manter esse ponto das finanças o mais baixo possível, o síndico deve estar sempre de olho nos devedores do condomínio.
“É uma preocupação que o síndico deve ter sempre. Acompanhar de perto e tomar sempre as medidas cabíveis para coibir os inadimplentes é fundamental”.
OLHAR DE LONGO PRAZO
Tão importante quanto fazer uma boa previsão orçamentária é saber olhar para o condomínio com os olhos para médio e longo prazo também.
“O síndico profissional que fica mais tempo no condomínio é aquele que tem mais cuidado com esse patrimônio, e que pensa além do seu mandato”, analisa Gabriel Karpat.
Isso porque esse olhar das necessidades globais do condomínio a longo tem diversos pontos positivos: diminui consideravelmente os gastos com manutenção corretiva ao longo dos anos, impacta positivamente no valor desse patrimônio e a comunidade sabe quais são as necessidades da edificação a curto, médio e longo prazo.
“Se em 2022 a fachada vai precisar de uma pintura, por exemplo, porque já não discutir isso com os moradores? A arrecadação para a benfeitoria é menor por mês, e quando a pintura for cotada, o condomínio vai ter condições de dar uma entrada maior e de negociar com mais folga com o prestador de serviços”, ensina Gabriel.
