A.G.O. sem erros

Entenda como deve ser o antes, durante e depois da assembleia mais importante do ano

Essa semana, um vídeo chacoalhou o mercado condominial: uma assembleia de um condomínio na grande São Paulo terminou em uma confusão generalizada. Pessoas saindo com documentos do local da assembleia, empurra-empurra e a votação para o cargo de síndico, cancelada.

É verdade que realizar uma assembleia em um condomínio de grandes proporções como este, que conta com 27 torres e 2.826 unidades, e onde moram cerca de 12 mil pessoas, o desafio é ainda maior.  

Mas há diversas medidas que podem ser tomadas com antecedência, para ajudar a assembleia a andar sem problemas- antes, durante e depois da mesma. Não é sempre que a mesma precisar ser tumultuada e terminar em discussão ou mesmo briga.  

É lei: todos os condomínios devem contar com uma AGO ( Assembleia Geral Ordinária) uma vez por ano. A maioria das convenções estabelece que esse encontro deve ocorrer no primeiro trimestre do ano. Geralmente essa é a época escolhida para a realização da única assembleia obrigatória do condomínio.

Veja o que diz o Código Civil

“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

 § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

 § 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”

Veja quais medidas tomar para que a assembleia transcorra com tranquilidade:

ANTES:

– Definição das pautas a serem discutidas

“O ideal é não ter mais do que três assuntos a serem debatidos na assembleia, até para evitar que a mesma fique muito longa”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Uma estratégia muito disseminada no mercado é aliar votações que pedem quórum específico com a escolha das vagas de garagem.

Para Gabriel Karpat, porém, essa não é uma boa saída.

“Isso porque uma pauta longa, com muitos itens, demanda muito mais tempo de discussão – o que pode prolongar mais do que o necessário a assembleia. Se o assunto permitir,  vote-o em uma assembleia extraordinária”, ensina.

É importante também ressaltar que, de acordo com cada convenção, alguns assuntos só podem ser discutidos em A.G.O.. Nesse caso, é fundamental municiar o máximo possível os moradores com informações pertinentes sobre tudo que será abordado.

– Envio prévio do material

Estar preparado para a assembleia não é responsabilidade só do síndico, mas de toda a comunidade condominial. Mas, para que isso aconteça, é fundamental que o gestor envie com antecedência todo o material.

“Depois de enviada a convocação, eu costumo ir mandando, de forma parcelada, os materiais envolvidos na votação. Então, envio, uma semana depois da convocação, as contas do período a serem aprovadas, por exemplo. Depois mando os materiais referentes às obras que possivelmente faremos, assim como a previsão orçamentária”, ensina o síndico profissional Nilton Savieto.

Dessa forma, os condôminos já chegam bem informados para a assembleia, evitando questionamentos e “surpresas” desnecessárias.

Nilton também aposta no diálogo entre o envio desses materiais e o dia da assembleia. “Vou tirando todas as dúvidas que possam surgir. Consigo, assim, que as discussões sejam menos acaloradas e que tenhamos mais espaço para debates saudáveis”, afirma ele.

-Texto da convocação

Um item que deve ser extremamente cuidado é a convocação de assembleia e seu texto.

O mesmo deve observar o que pede a convenção, respeitando os prazos estabelecidos nesse documento, por exemplo.

“Aqui, é muito importante que haja um advogado especializado colaborando. Muitas vezes, há um ‘copia e cola’de textos de convocação de outros condomínios, o que não pode acontecer. Cada empreendimento deve ter suas particularidades observadas e respeitadas”, analisa o advogado especializado em condomínios Mário Spimpolo.

Isso porque uma convocação que esteja mal redigida, ou que vá contra o que pede a convenção, pode ser anulada judicialmente no futuro.

– Escolha da data

Uma A.G.O. cheia é o desejo de muitos síndicos, certo? E para que isso aconteça, até a escolha da data pesa.

“Eu evito marcar assembleia em véspera de feriado e aos finais de semana. Prefiro que seja sempre em uma segunda de noite, com bastante antecedência”, sugere Nilton Savieto.

A antecedência mínima quem dita é a convenção do condomínio, mas é possível mandar a convocação antes do que está no documento.

“Creio que de 25 a 30 dias antes – se a convenção não estipular uma data maior – é um período suficiente para os condôminos se organizarem”, aponta Gabriel Karpat.

O horário também é importante. Há de se pensar que os condôminos já devem ter chegado em casa.

Por volta das 19h, 20h, se a pauta não for muito extensa.

DURANTE

– Eleição da mesa diretora:

Escolher secretário e presidente da mesa é um assunto de extrema importância. Devem ser pessoas capazes de conduzir a assembleia de forma democrática mas ao mesmo tempo firme, evitando que os assuntos se atropelem e se percam ao longo do caminho.

“Acho sempre melhor quando o síndico não participa dessas posições. É uma forma de assegurar a transparência dos processos no condomínio”, analisa Gabriel Karpat.

É importante também que quem ocupe essas posições esteja familiarizado com as regras do condomínio.

“A pessoa deve conhecer o mínimo da convenção e do regulamento interno, se não, ao invés de ajudar, pode até se atrapalhar”, pondera Gabriel Karpat.

A mesa diretora também é responsável por dar a palavra aos presentes, durante a assembleia.

“Todos têm direito de falar e de ter sua fala registrada em ata. Quem estiver à frente da assembleia deve conhecer isso e assegurar que isso aconteça”, alerta Marcio Spimpolo.

-Checagem das procurações

Como vimos na notícia da briga da assembleia dessa semana, portar procurações pode ser um problema e tanto em assembleias.

É importante checar, antes de qualquer coisa, o que pede a convenção condominial sobre o tema: síndico e conselheiros podem portá-las? Existe a necessidade de firma reconhecida? Há um número máximo de procurações que uma pessoa pode apresentar?

Além disso, deve-se saber o que consta em cada documento. Ele apresenta um voto específico ou o portador pode votar conforme a sua preferência? A pessoa que deu a procuração está em dia com o condomínio?

Tudo isso deve ser levado em conta conforme a assembleia acontece – principalmente durante as votações.

– Ordem dos assuntos a serem discutidos

A ordem do que será discutido em assembleia já deve constar na convocação – e a mesma deve ser respeitada.

“É uma forma de assegurar o caminho a ser percorrido durante o encontro”, analisa Nilton Savieto.

Outra dica é, logo no começo da assembleia, combinar um período de tempo para o debate de cada assunto. Se a maioria concordar, fica mais fácil lidar com objetividade com cada assunto.

É claro que perguntas não podem ficar sem resposta durante a assembleia- o encontro é principalmente para isso, tem realmente esse caráter informativo. Essa prévia disposição, porém, ajuda a comunidade a manter a maioria focada na resolução das discussões.

– Redação da ata

A ata deve refletir o que aconteceu naquela assembleia. Não deve ser extremamente detalhista e nem generalista demais. Também deve conter as falas dos condôminos que participaram e pediram para ter suas opiniões registradas no documento.

Justamente por ser um retrato da reunião, é importante que ela seja fiel aos fatos.

“Nem síndico e nem conselheiros podem querer alterar a ata. Depois de pronta, ela deve refletir os acontecimentos e não os desejos das outras pessoas”, pontua o advogado Marcio Spimpolo.

DEPOIS

– Envio da ata

A ata deve ser enviada dentro do prazo legal estipulado pela convenção do condomínio.

Caso o documento seja omisso sobre o assunto, o ideal é respeitar a antiga lei  de condomínios (4591/64), que ditava que a ata deveria ser entregue em até 8 dias úteis aos condôminos.

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Regulamento

Regras

1 – Preencher o formulário de inscrição;

2 – Curtir a foto oficial na página da Editora Bonijuris e seguir os perfis da  @editorabonijuris e @universocondominio

3 – O sorteio será feito para todos os inscritos cadastrados nesse site e que cumprirem os requisitos da campanha.

4 – Informações inexatas no preenchimento do formulário de inscrição desclassificam o ganhador do sorteio.

5 – Serão sorteados 3 kits, contendo em cada um deles, 7 livros da Editora Bonijuris.  

6 – Os sorteios e divulgação dos vencedores serão realizados em três dias seguidos (27/01, 28,/01 e 29/01 de 2021) no Instagram da @editorabonijuris. Em cada dia será sorteado 01 (hum) Kit.

7 – O sorteio será realizado utilizando um sorteador online automático.

8 – A organização, representada pela @editorabonijuris, entrará em contato com os ganhadores por mensagem direta no Instagram ou via e-mail, para solicitar o envio dos dados pessoais e documentos comprobatórios de enquadramento nos critérios da campanha.

9 – Ao se submeterem ao sorteio, os participantes declaram ter lido e estarem de acordo com o presente regulamento e de suas condições.

Regulamento

Regras

1 – Preencher o formulário de inscrição na página https://www.universocondominio.com.br/promocao-fit-anywhere/ .
2 – Curtir a foto oficial nas páginas Universo Condomínio, Fit Anywhere e Karpat Advogados (não eliminatório).
3 – O síndico que cadastrar seu condomínio autoriza a criação de uma conta com os dados do condomínio no aplicativo FIT ANYWHERE, pelo prazo de 12 meses, sem custo algum ao condomínio. Após 12 meses, síndico e Fit Anywhere poderão negociar a continuidade da conta no aplicativo.
4 – O Banco será doado ao condomínio representado pelo síndico vencedor, para o uso de todos os condôminos e deverá haver um local coberto, com mais de 4m2 quadrados, em bom estado de conservação e de fácil acesso a todos os condôminos em que o banco deverá ficar.
5 – O condomínio vencedor do sorteio do Banco ganhará 30 dias de FIT CLASS para todos os usuários cadastrados a contar a partir da entrega do Banco Funcional.
6 – O sorteio será feito para todos os síndicos cadastrados no site e que cumprirem os requisitos da campanha. O frete da entrega do banco é grátis para a cidade de São Paulo. Demais cidades/estados, a Fit Anywhere dará até R$ 200,00 de subsídio para o frete que será por conta do ganhador.
7 – Informações inexatas no preenchimento do formulário de inscrição desclassificam o ganhador do sorteio.
8 – Além do Banco Multifuncional, sortearemos 5 planos de 1 mês do FIT PERSONAL, que poderá ser transferido para um cônjuge, filho ou filha, pai ou mãe ou algum condômino.
9 – O resultado do sorteio com os ganhadores será realizado pelo Instagram da @fitanywhere.br, a partir das 18 horas do dia 15 de fevereiro de 2021, e ficará disponível por 24h.
10 – O sorteio será realizado utilizando um sorteador online automático.
11 – A organização, representada pela @fitanywhere.br, entrará em contato com os ganhadores por mensagem direta no Instagram ou via e-mail, para solicitar o envio dos dados pessoais e documentos comprobatórios de enquadramento nos critérios da campanha.
12 – Ao se submeterem ao sorteio, os participantes declaram ter lido e estarem de acordo com o presente regulamento e de suas condições.

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