A prestação de contas é uma obrigação legal do síndico conforme Art. 1.348, VIII do Código Civil, o qual aduz que as contas devem ser prestadas em assembleia anualmente ou quando exigidas.
Assim, é inerente ao cargo de síndico e ao exercício das atividades da administradora prestar a qualquer tempo os esclarecimentos necessários a gestão, lembrando que tais solicitações não atentam contra o síndico ou representam desconfiança em relação a gestão necessariamente. Assim como uma empresa deve prestar esclarecimentos aos seus sócios, o síndico deve prestar contas aos condôminos em assembleia ou quando exigido.
Uma vez ao mês a pasta de prestação de contas contendo a movimentação do mês anterior, com os documentos originais, deve ser entregue pela administradora ao síndico e demais membros do corpo diretivo para análise e considerações. Pasta esta que pode ser física ou digital e que o condômino pode e deve ter acesso.
Porém, em alguns casos, mesmo após as contas terem sido prestadas e aprovadas em assembleia, as quais passam, em “tese”, a estarem aprovadas, em casos excepcionais, estas podem ser revistas.
As contas podem ser reexaminadas judicialmente caso existam indícios de erro, dolo ou coação, conforme Art. 138 e seguintes do Código Civil, o que tornaria anulável o ato de aprovação. O prazo de anulação das contas aprovadas em vícios, nas hipóteses de coação, dolo e erro é de quatro anos (Art. 178 do CC). Para os demais casos o prazo de anulação será o de dois anos com base no Art. 179 do CC. Sendo passível de anulação apenas pela via judicial, uma vez que a aprovação tem presunção relativa, ou seja, podem ser desfeitas pela prova em contrário, admitindo assim a contra prova.
De tal sorte que, de forma extrajudicial, as contas já aprovadas não podem ser reexaminadas ou rediscutidas, apenas quando houver provas de erros graves ou fraude. Aí sim o fato deverá ser levado ao judiciário pelo condomínio, para anulação do ato fraudulento ou cancelamento da assembleia eivada de vícios
Para esses casos o remédio é o síndico saber gerenciar a prestação de contas, contratando empresa administradora de primeira linha para fazer o balancete, formular resumo e apresentação do resultado da gestão em assembleia. Uma auditoria independente, também, minimiza riscos da gestão e, muitas vezes, supre conselheiros desinteressados que na hora da prestação de contas acabam por atrapalhar a aprovação quando, por exemplo, não assinam as pastas de prestação de contas.
