Como escolher a administradora do seu condomínio?

Trocar de administradora não é uma tarefa simples. A empresa, que é o braço direito do síndico, é responsável  por diversos procedimentos no condomínio e deve realmente ser uma “mão na roda” tanto para o síndico como para o conselho, e os moradores.

O trabalho de uma administradora, hoje, vai muito além da famosa emissão de boletos.  Para entregar o nível de serviço que o síndico – e toda a comunidade – espera, é importante oferecer muito mais do que a parte burocrática da gestão condominial.

“Gosto muito de comprar a administração do condomínio a de uma empresa. É importante que a empresa não seja mais uma prestadora de serviços, mas sim uma assessoria completa para o síndico”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

COMO ESCOLHER A ADMINISTRADORA CERTA?

Infelizmente não há uma resposta certa para esta pergunta, já que a escolha desta parceira deve levar em conta as particularidades de cada condomínio.

“O primeiro passo é consultar de quatro a cinco empresas do tipo, e procurar conhecê-las pessoalmente. As instalações podem dizer bastante sobre a mesma”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.

Outro ponto elencado é saber se a administradora tem experiência em condomínios com o mesmo perfil que o seu.

“Administrar condomínios-clube, grandes associações ou condomínios comerciais tem diversas particularidades. Procure empresas que tenham expertise em condomínios similares ao seu”, argumenta Vania Dal Maso, gerente-geral de atendimento da administradora ItaBR.

Isso porque, muitas vezes, o nível de serviço demandado pelos moradores – e pelo síndico – é determinante na escolha da administradora.

“Condomínios pequenos têm uma necessidade muito diferente de empreendimentos maiores. Qual o tamanho da área de lazer? Quem cuida das áreas comuns? Preciso de um aplicativo ? É importante ter uma ajuda na comunicação entre os moradores?”, exemplifica Marcio Spimpolo, advogado especializado em condomínios.

 

Outro ponto fundamental antes de bater o martelo é entender como é feito o atendimento na empresa.

“Não adianta a administradora contar com o que há de mais tecnológico no mercado se as pessoas não se sentirem bem atendidas. Mesmo com suporte de chat, formulários online, aplicativo e e-mail deve haver um telefone para onde as pessoas liguem e sejam atendidas por outra pessoa”, argumenta Gabriel Karpat.

Ainda sobre o quesito atendimento, também é importante checar qual é a carga de trabalho dos gerentes da administradora, uma vez que serão eles quem irão oferecer a maior parte do apoio ao síndico.

“Vale a pena comparar esse tipo de informação entre as empresas estudadas, para ver qual vai oferecer o atendimento que o síndico espera”, ressalta Vania.

CUIDADOS PARA ESCOLHER A ADMINISTRADORA

Nunca é demais ter cuidado ao escolher a empresa que vai assessorar o síndico a cuidar do patrimônio de toda uma comunidade, não é mesmo?

Por isso, é fundamental não se balizar apenas pelo preço cobrado (leia mais abaixo).

“É fundamental que o síndico não comece a sua procura partindo do quesito ‘preço’. É claro que o fee mensal da empresa deve caber do orçamento do condomínio, mas é fundamental que uma boa prestação de serviços seja a prioridade”, alerta Márcio Spimpolo.

Veja abaixo uma lista de documentos e perguntas que pode ajudar a escolher a parceira certa para o seu condomínio:

– Contrato social da empresa – para checar o capital investido;

– Bancos com os quais a empresa trabalha;

– Usa conta pool ou própria?

Confira aqui nossa matéria para tirar suas dúvidas sobre conta própria ou pool;

– Certidão de distribuição de processos cíveis e trabalhistas – tanto da pessoa jurídica quanto dos sócios;

– CND (Certidão Negativa de Débitos) da Receita Federal, INSS e Fundo de Garantia;

“Como esta parceria é fundamental para todo o andamento do dia a dia do condomínio, é importante que o síndico siga checando sobre a situação da administradora, principalmente com relação às CNDs”, ensina Nilton Savieto.

TECNOLOGIA PARA O CONDOMÍNIO

Além destes cuidados prévios, também é importante que a administradora ofereça soluções tecnológicas para o condomínio. A pandemia nos provou como ser presente digitalmente foi fundamental.

“Hoje em dia é condição básica que a administradora não ofereça apenas um bom back-ofice. O síndico e os moradores precisam poder contar com um bom portal, aplicativo, de forma que seja possível realmente acompanhar o dia a dia do condomínio”, explica Vania.

Outro ponto levantado é a possibilidade de se contar com as assembleias virtuais.

“Não temos como falar do momento atual e deixar as assembleias virtuais de fora. É uma necessidade importante”, argumenta Gabriel Karpat.

CONTRATO DA ADMINISTRADORA: COMO DEVE SER?

Um outro ponto fundamental para qualquer prestação de serviços ao condomínio é um contrato claro e transparente para todas as partes.

“É de extrema importância, por exemplo, que no contrato esteja claro tudo que será cobrado à parte – ou seja, tudo que não está incluso no fee mensal e que poderá acarretar em ‘extras’ pagos mensalmente”, alerta Nilton.

Geralmente são cobradas de forma acessória itens como: décima terceira taxa condominial, cobranças bancárias, arquivo, xerox, vistorias, entre outros.

“É realmente algo para se ficar atento porque uma empresa que cobre a taxa mais baixa pode, depois, representar um custo diferente mês a mês com o resto das cobranças”, analisa Márcio Spimpolo.

Em condomínios com água e gás individualizados é importante saber se a empresa vai cobrar mensalmente para fazer este acompanhamento.

“Outro ponto importante é a negociação dos contratos do condomínio. A nova administradora vai estar à frente disso? É importante que o síndico tenha ajuda neste ponto”, analisa Nilton.

Por isso, ao buscar administradoras, esteja atento ao que realmente será oferecido e ao que será cobrado à parte – e também aos serviços que a parceira não inclui em seu pool de serviços.

Além destes, um ponto que deve estar muito claro no contrato é o procedimento para quando o condomínio não desejar mais seus serviços.

“Isso também deve estar no documento: quais os prazos envolvidos, quais os documentos devem ser enviados para a nova administradora e quais deverão ficar com o condomínio”, alerta Nilton Savieto.

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Regulamento

Regras

1 – Preencher o formulário de inscrição;

2 – Curtir a foto oficial na página da Editora Bonijuris e seguir os perfis da  @editorabonijuris e @universocondominio

3 – O sorteio será feito para todos os inscritos cadastrados nesse site e que cumprirem os requisitos da campanha.

4 – Informações inexatas no preenchimento do formulário de inscrição desclassificam o ganhador do sorteio.

5 – Serão sorteados 3 kits, contendo em cada um deles, 7 livros da Editora Bonijuris.  

6 – Os sorteios e divulgação dos vencedores serão realizados em três dias seguidos (27/01, 28,/01 e 29/01 de 2021) no Instagram da @editorabonijuris. Em cada dia será sorteado 01 (hum) Kit.

7 – O sorteio será realizado utilizando um sorteador online automático.

8 – A organização, representada pela @editorabonijuris, entrará em contato com os ganhadores por mensagem direta no Instagram ou via e-mail, para solicitar o envio dos dados pessoais e documentos comprobatórios de enquadramento nos critérios da campanha.

9 – Ao se submeterem ao sorteio, os participantes declaram ter lido e estarem de acordo com o presente regulamento e de suas condições.

Regulamento

Regras

1 – Preencher o formulário de inscrição na página https://www.universocondominio.com.br/promocao-fit-anywhere/ .
2 – Curtir a foto oficial nas páginas Universo Condomínio, Fit Anywhere e Karpat Advogados (não eliminatório).
3 – O síndico que cadastrar seu condomínio autoriza a criação de uma conta com os dados do condomínio no aplicativo FIT ANYWHERE, pelo prazo de 12 meses, sem custo algum ao condomínio. Após 12 meses, síndico e Fit Anywhere poderão negociar a continuidade da conta no aplicativo.
4 – O Banco será doado ao condomínio representado pelo síndico vencedor, para o uso de todos os condôminos e deverá haver um local coberto, com mais de 4m2 quadrados, em bom estado de conservação e de fácil acesso a todos os condôminos em que o banco deverá ficar.
5 – O condomínio vencedor do sorteio do Banco ganhará 30 dias de FIT CLASS para todos os usuários cadastrados a contar a partir da entrega do Banco Funcional.
6 – O sorteio será feito para todos os síndicos cadastrados no site e que cumprirem os requisitos da campanha. O frete da entrega do banco é grátis para a cidade de São Paulo. Demais cidades/estados, a Fit Anywhere dará até R$ 200,00 de subsídio para o frete que será por conta do ganhador.
7 – Informações inexatas no preenchimento do formulário de inscrição desclassificam o ganhador do sorteio.
8 – Além do Banco Multifuncional, sortearemos 5 planos de 1 mês do FIT PERSONAL, que poderá ser transferido para um cônjuge, filho ou filha, pai ou mãe ou algum condômino.
9 – O resultado do sorteio com os ganhadores será realizado pelo Instagram da @fitanywhere.br, a partir das 18 horas do dia 15 de fevereiro de 2021, e ficará disponível por 24h.
10 – O sorteio será realizado utilizando um sorteador online automático.
11 – A organização, representada pela @fitanywhere.br, entrará em contato com os ganhadores por mensagem direta no Instagram ou via e-mail, para solicitar o envio dos dados pessoais e documentos comprobatórios de enquadramento nos critérios da campanha.
12 – Ao se submeterem ao sorteio, os participantes declaram ter lido e estarem de acordo com o presente regulamento e de suas condições.

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OS CAMINHOS DO AVCB-CLCB Autor: Wagner Mora