O que dizer de uma pasta de prestação de contas, com orçamentos, pagamentos e saldos conferidos? Na visão de um não Auditor, pode estar tudo conforme, inclusive com a aprovação das contas em Assembleia, mas é preciso saber diferenciar erros de fraudes e evitar que o Condomínio apresente problemas que a depender dos valores, podem ser irreversíveis. O erro (ato involuntário, desatenção, interpretação equivocada), ocorre na maior parte dos casos de indícios de fraude contábil (ação de manipulação, adulteração via ato intencional).
Uma cotação para a contratação de um prestador de serviços/obras, se inicia com o objetivo do desembolso, com a verificação das empresas, e também com a formulação do escopo. Uma fraude comum e pouco perceptível em condomínios, diz respeito ao conluio com a intenção de apresentação de orçamentos contestáveis (mas, que aparentemente estão conformes), e que não trazem valores compatíveis com a contratação, ou trazem a falta de elementos cruciais de segurança, que mexem equivocadamente no valor da obra. Casos como estes, terminam na maioria das vezes em aditivos, você já deve ter visto isto, não é mesmo?
Outra fraude que demanda atenção, é a omissão de recebimentos de quotas condominiais, com recebimentos via PIX, máquinas de cartão de crédito, e em dinheiro.
No caso do PIX, a agilidade dessa operação requer cuidado. No início de 2022, criamos no Grupo Lordêlo, procedimentos para os clientes de Auditoria Mensal, porque o boleto (título executivo extrajudicial) que é o que deve ser utilizado, não é unânime.
O Condomínio, o Síndico, o Conselho, precisam tomar a decisão de que tipo de proteção será dada para a prestação de contas. Não há que se falar em:
-tenho uma Contabilidade/Administradora, não preciso de Auditoria;
-o Conselho Fiscal faz verificações das contas atuando como uma Auditoria;
-o Síndico teve contas aprovadas e não será preciso Auditoria.
Nas ações acima, falta a ação independente de uma empresa de Auditoria, logo é cediço, que somente uma Auditor, Bacharel em Ciências Contábeis, poderá possibilitar o caráter da independência e do monitoramento. A Auditoria depende de conhecimentos específicos, e por mais desejo, boa vontade que exista pelo corpo diretivo, deve ser avaliado qual risco será assumido pela falta do monitoramento.
