Para ter uma gestão transparente no condomínio, o síndico deve adotar algumas práticas no decorrer de seu mandato. A prestação de contas é sempre um momento delicado e de grande expectativa dos moradores, que desejam saber a aplicação do dinheiro condominial. Para facilitar essas tarefas administrativas, separamos dicas importantes para manter a gestão em ordem. Acompanhe!
Mantenha em dia todos os documentos do condomínio
Os documentos que dizem respeito à vida condominial devem ser guardados pelo síndico e apresentados em momento oportuno.
Na prestação de contas, por exemplo, é necessário apresentar aos condôminos documentos como:
-
Relatório do orçamento: documento geral de receitas e despesas. A partir desse relatório, é possível comparar o que foi proposto no início da gestão e o que foi efetivamente realizado.
-
Balanço financeiro;
-
Documento de taxa de inadimplência: contém o percentual de inadimplentes do condomínio, seu valor por unidade, ações feitas para regularizar a situação e o impacto do valor nas contas do condomínio.
-
Relatório de receitas e de despesas: apesar de ser prática comum a apresentação mensal deste relatório no boleto da taxa condominial, o síndico deve possuir um relatório anual para mostrar na prestação de contas.
-
Certidões negativas (INSS, FGTS e Receita Federal) de todos aqueles relacionados à vida condominial (condomínio, administradora, prestadores de serviços etc).
-
Documentos relativos à segurança do prédio (AVCB, cópias das NRs 5, 7 e 9, certificado de brigada de incêndio, RIA dos elevadores, seguro e outros);
-
Atestado de dedetização, relatório de análise da potabilidade de água e outros.
Procure ajuda para gestão e prestação de contas
Os condomínios que possuem Conselho Fiscal têm maior controle sobre sua vida financeira e administrativa. O órgão é responsável por analisar e emitir um parecer sobre as contas apresentadas pelo síndico, mas pode atuar preventivamente analisando os documentos mensalmente.
Além do Conselho, os condôminos e o síndico podem optar por ter uma administradora e/ou uma empresa de auditoria. A administradora auxilia o síndico na gestão do condomínio e é indicada para condomínios grandes. A auditoria poderá analisar todos os contratos financeiros com prestadores de serviços e fornecedores, garantindo maior segurança às transações.
A ajuda desses profissionais não tira do síndico a responsabilidade de zelar pelo condomínio. Por isso, é preciso ficar atento para evitar fraudes. 
Exija nota fiscal
Em todas as compras e serviços contratados em nome do condomínio, o síndico deve requisitar a nota fiscal ou documento semelhante (recibo de prestador autônomo) para anexar à prestação de contas. Essa medida evita suspeitas desnecessárias e comprova os gastos realizados.
Faça orçamentos variados
Para qualquer compra ou serviço, o síndico deve prezar pela saúde financeira do condomínio. Por este motivo, deve solicitar vários orçamentos para escolher a proposta mais vantajosa para aquilo que será realizado.
Os orçamentos têm especial importância nos casos de urgência, em que não há aprovação prévia da assembleia.
Avalie a necessidade de um site
Muitos condomínios atuais possuem um site para organizar todas as informações a respeito de sua gestão e vida financeira. O site se tornou um mecanismo importante de transparência. Nele, o síndico ou administradora podem deixar à disposição dos condôminos os documentos que seriam apresentados na prestação de contas.
Um bom síndico sempre busca facilitar a gestão e a prestação de contas no condomínio, passando segurança aos moradores. Adote essas práticas e desfrute do resultado.
Este post é um oferecimento da equipe da Fibersals Impermeabilização.
Se tiver alguma dúvida, deixe seu comentário!
